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MeetHound für Betreiber und Veranstalter

Eine effiziente Erfassung von Daten ist heutzutage wichtiger denn je. Gerade beim Besuch in der Gastronomie oder Veranstaltungen jeglicher Art führt die Menge an Daten auf Papier oft zu Chaos. Die Folge ist: Sie verlieren den Überblick, welche Gäste zu welcher Zeit da waren. MeetHound soll Ihnen als Gastronom, Veranstalter oder auch privater Gastgeber dabei helfen, die Daten Ihrer Gäste digital zu erfassen. Durch die Erfassung der Daten mit Hilfe der App und eines QR-Codes bieten wir Ihnen einen idealen Überblick über die Anzahl und Dauer des Aufenthaltes jeder Person in Ihrer Location.

Die Registrierung der Besucher erfolgt digital mit Hilfe deines iPads, dem Smartphone des Nutzers und einem generierten QR-Code. Sowohl der Check-in als auch der Check-out funktioniert mit dem Scan des QR-Codes auf dem Smartphone oder durch einen ausgedruckten QR-Code Ihres Gastes. Dadurch erfolgt die Gästeerfassung vollkommen digital und automatisch. Da die MeetHound App bequem auf Ihrem iPad installiert ist, haben Sie den Vorteil, dass alle Daten digital auf einem Gerät gespeichert sind. Schluss mit unübersichtlicher Sucherei in Papierbergen.

Sie müssen MeetHound nur einmal kaufen und können die App dann für immer nutzen. Sämtliche kommende Updates sind automatisch inklusive.

MeetHound auf einen Blick

  • Schnelle und sichere Gästeregistrierung
  • Digitale und konforme Datenerfassung
  • Automatische Besucherhistorie
  • Selbstständige Verwaltung der App
  • Auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Design
  • Verschlüsselte und sichere Datenübermittlung

In wenigen Schritten zu Ihrer persönlichen MeetHound App

Bevor Sie mit MeetHound starten, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Im ersten Schritt müssen Sie die Datenschutzerklärung in den Einstellungen aktualisieren und mit Ihren eigenen Angaben befüllen. Eine Muster-Datenschutzerklärung finden Sie unten in unserem Download-Bereich. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die App an Ihren Betrieb oder Ihre Veranstaltung individuell anzupassen. Neben einer eigenen Farbwahl können Sie Ihr eigenes Logo oder ein passendes Bild zur Veranstaltung in der App einfügen. Darüber hinaus können Sie selbst entscheiden, welche Daten Sie von Ihren Gästen (von der Adresse bis hin zur Verweildauer) benötigen.

Besucherdaten werden automatisiert gelöscht

Unsere MeetHound App löscht automatisiert die Besucherdaten nach den gesetzlichen Vorschriften, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Dabei prüft die MeetHound App, wie lange der Eintrag Ihres Besuchers zurückliegt. Wenn dieser über den dafür definierten Zeitraum fällt, wird der Eintrag dann gelöscht. Sie können den Zeitraum selber in der App einstellen, wann die Daten gelöscht werden sollen. Natürlich haben Sie die Möglichkeit erfasste Daten aus der MeetHound App sicher zu exportieren, wenn Sie diese benötigen.

1. Start

Drücken Sie auf den Button „Start“, so können Sie direkt mit der Datenerfassung Ihrer Gäste loslegen. Rechts im Bild haben wir eine Kurzanleitung erstellt, damit Ihre Gäste sich leichter mit der App zurechtfinden und alle relevanten Informationen auf einem Blick zusammengefasst sind. Klickt Ihr Gast auf den Button „Manueller Check-in“, so kann er sich Schritt für Schritt selber einloggen und auch Ihre persönliche Datenschutzerklärung lesen. Alternativ kann der Check-in auch mit einem QR-Code erfolgen. Dieser Code kann über die App oder auf unserer Website generiert werden.

2. Digitales Gästebuch

Unter dem Button „Gästebuch“ finden Sie alle registrierten Gäste mit ihrer Check-in und Check-out Zeit. Die erhobenen Daten sind nach dem Tag und der frühesten Check-in Zeit geordnet, um so eine klare und übersichtliche Struktur zu gewährleisten.

3. Einstellungen

In den Einstellungen können Sie Ihre App vollkommen auf Ihr Unternehmen oder Veranstaltung personalisieren. Von dem eigenen Logo hinzufügen bis zur eigenen Datenschutzerklärung, sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.

Unter dem Reiter „Aussehen“ kann ein eigenes Logo und Keyvisual ergänzt werden. Sie können ebenso Ihren Firmennamen und die Farbe hier ändern, um die App noch mehr zu Ihrer werden zu lassen.

In dem Reiter „Datenfelder“ können Sie selber entscheiden, welche Informationen Sie von Ihren Gästen digital erfassen möchten und welche nicht. Hier können Sie angeben, welche Felder gezeigt werden sollen und welche dringend ausgefüllt werden müssen (DSGVO beachten).

In dem Bereich „Datenschutz für Besucher“ geben Sie Ihre eigene Datenschutzbestimmung an und teilen Ihren Gästen so mit, was mit ihren Daten passiert und wie sie von Ihnen verwaltet werden. Dies ist aufgrund der DSGVO notwendig.

Die „Standard Besuchsdauer“ kann von Ihnen ebenfalls festgelegt werden, sollte ein Gast vergessen, sich wieder auszuloggen.

Unter dem Reiter „Export“ können Sie Ihre gespeicherten Daten im Ganzen löschen oder weiter exportieren, um die Daten an einem anderen Ort sicher zu dokumentieren.

Wie kann ich Inhalte gezielt löschen?

In Ihrem Gästebuch können Sie Ihre Besucher heraus löschen. Klicken Sie dazu auf das kleine Mülleimer Icon oben rechts. In dem Fenster „Besucher löschen“ stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Zum einen können Sie einfach alle Inhalte löschen, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

In dem Reiter „Schnellauswahlmöglichkeiten“ haben Sie vier Punkte zur Auswahl. Sie können einmal die Daten von heute oder gestern löschen, aber auch die von vorgestern oder letzter Woche.

In dem dritten Reiter können Sie einen Zeitraum angeben, von welchem die Daten gelöscht werden sollen. Dabei wird ein Anfangs- und ein Enddatum definiert.

Klicken Sie einfach nur noch auf "löschen" und Sie haben es geschafft. 

„Geführter Zugriff“ einrichten

Als Gastgeber können Sie mithilfe des „geschützten Modus“ dazu beitragen, dass die Daten Ihrer Gäste nicht von Dritten eingesehen werden können. Der Vorteil: Ist der Modus aktiviert können die Gäste nicht während der Nutzung des iPads auf die Einstellungen und auf die Besucherhistorie zugreifen.

So geht’s:

1. Gehen Sie in die Einstellungen des iPads und wählen „Bedienungshilfen“ 

2. Aktivieren Sie „Geführter Zugriff“.

3. Legen Sie unter „Codeeinstellungen“ einen eigenen Code/PIN fest

Drücken Sie 3x die Home-Taste/Anschalt-Taste, um den „geführten Zugriff“ zu aktivieren. Um diesen Modus zu beenden, drücken Sie erneut 3x die Home-Taste/Anschalt-Taste. Jetzt sind Sie startklar für die Gästeerfassung.

Branding der MeetHound App

Sie können die MeetHound App ganz einfach auf Ihr Corporate Design anpassen. Klicken Sie hierzu einfach auf "Einstellungen" und gehen Sie dann auf den Menüpunkt "Aussehen". Hier importieren Sie Ihr Logo, ein Leitmotiv und ändern die voreingestellten Farben zu Ihren Wunschfarben ab. Im nu ist die MeetHound App in Ihrem gewünschten Design.

Geben Sie dem iPad den richtigen Halt!

Unser iPad Ständer aus hochwertigem und robustem Edelstahl hält Ihr iPad an Ort und Stelle. Durch sein Gewicht von 1,5 kg steht er stabil auf jedem Tisch. Mittels eines Schraubmechanismus können Sie Ihr iPad befestigen. Die Größe kann angepasst werden und ist somit für viele Modelle geeignet. Ausgeschlossen sind folgende Modelle: iPad mini und iPad Pro. Der iPad-Ständer funktioniert auch sehr gut mit einer Bluetooth-Tastatur, zur vereinfachten Dateneingabe. Wenn Sie Interesse an einem iPad-Ständer haben, können Sie diesen gerne bei uns für 89,00 Euro erwerben.

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Plakate, Tischaufsteller und Muster-Datenschutzerklärung zu Ihrer Unterstützung

Damit sich Ihre Gäste schnell mit unserer MeetHound App zurechtfinden, bieten wir Ihnen ein Plakat zum Aushang und ein Tischaufsteller an. Das Plakat können Sie einfach in DIN A3 oder DIN A2 ausdrucken und bei Ihnen direkt in den Eingang hängen. Hier finden Ihre Gäste in drei Schritten erklärt, wie der kontaktlose Check-in oder Check-out funktioniert.

Den Tischaufsteller können Sie neben dem iPad mit unserer MeetHound App aufstellen oder auch ablegen. Hier finden Ihre Gäste eine weitere Unterstützung, falls sie sich nicht zurechtfinden sollten. Darüber hinaus bieten wir Ihnen auch eine Muster-Datenschutzerklärung als .pdf, .pages oder .doc an, welche Sie als Vorlage verwenden können. Hier müssen Sie nur noch Ihre Daten ergänzen. Bitte prüfen Sie diese sorgfältig und passen sie auf Ihre Gegebenheiten an. Diese Vorlagen ersetzen keine Rechts- oder Datenschutzberatung und dienen als Orientierung.